نوشته‌ها

اصل پارتو چیست؟

در اواخر دهه ۳۰ قرن بیستم، گروهی از مدیران جنرال موتورز به نکاتی پی بردند که راه جدیدی را پیش رویشان گشود. یکی از کارت‌خوان‌هایآن‌ها (ابزارهای ورودی برای کامپیوترهای اولیه) شروع به نمایش کدهایی نامفهوم کرد.

این گروه همچنان که به دنبال یافتن ایراد بودند علاقه‌مند به یافتن راهی برای رمزگشایی این پیام‌های عجیب شدند. بعد از چند روز تلاش طاقت‌فرسا، مدیران جنرال موتورز خیلی زود متقاعد شدند که این رمزها قابل رمزگشایی نیستند.

اما یکی از مهندسان جوان با این نظریه مخالفت کرد.

او مسئولیت رمزگشایی را بر عهده گرفت. تا شب روی آن کارکرد و درنهایت توانست ساعت ۳ صبح روز بعد، این رمز را رمزگشایی کند. نام او جوزف ام.جوران بود.

درواقع جوران به‌عنوان پیشگامی درزمینهٔ مدیریت کنترل کیفیت، متوجه شده بود که تعداد محدودی از ایرادها و نقص‌ها، عامل بسیاری از مشکلات هستند.

ویلفردو پارتو، اقتصاددان ایتالیایی در اواخر قرن ۱۹ اعلام کرد که ۸۰ درصد از زمین‌های انگلستان به ۲۰ درصد جمعیت آن کشور تعلق دارد. او به تحقیقاتش ادامه داد و به این نتیجه رسید که قانون ۸۰/۲۰ در تمام جنبه‌های زندگی حاکم است. وقتی اهدافتان را می‌نویسید باید اولویت‌ها را از میان این موارد انتخاب کنید و بپذیرید که ۲۰ درصد از موارد فهرستتان، تعیین‌کننده‌ ۸۰ درصد ارزش و اهمیت کارهایی است که انجام می‌دهید. درواقع ۲۰ درصد زمان صرف شده در هر کاری موجب تولید ۸۰ درصد نتیجه می‌شود.

نکته:
به عبارت ساده‌تر ۲۰ درصد از کارها هستند که ۸۰ درصد نتایج مهم را به وجود می‌آورند.

کار عملی:
پیشنهاد می‌کنم به سبک زندگی خود نگاهی منتقدانه بیندازید و به سوالات زیر پاسخ دهید. سپس تصمیم بگیرید که موارد اضافی را حذف یا کنترل کنید.

  •  چقدر از کارهای روزمره‌تان را برای این انجام می‌دهید که کاری انجام داده باشید؟ آن‌هم بدون هیچ دستاورد خاصی؟
     
  • چقدر از زمان روزانه‌تان را صرف گفتگوهای بیهوده با همکارانتان می‌کنید؟
     
  • چند بار در روز و بدون هیچ هدفی تلفن همراه و ایمیل خود را چک می‌کنید؟

کار عملی:
 هرروز صبح قبل از شروع کار از خود بپرسید: کارم را باید از کجا شروع کنم؟ اولویت مهم من، انجام چه‌کاری است؟ به نوشتن فهرست روزانه بپردازید، مرور کنید و در کل ۲۰ درصد از مهم‌ترین کارها را انتخاب کنید و در ابتدای فهرست قرار دهید تا آن‌ها را در ابتدای روز انجام دهید.

عموما افرادی که دچار کمبود زمان هستند، تصویر روشنی از اولویت‌بندی و تمرکز بر کارها ندارند. همچنین دلیل اینکه برخی از افراد کارهایشان را به تعویق می‌اندازند این است که نمی‌دانند کار بعدی‌شان چیست؟

وقتی کارهایی را شناسایی کردید که بیشترین تاثیر رادارند. آن‌ها را در چارچوب‌های زمانی کوتاه و فشرده جای دهید. روی انجام کار کمتر و نتایج بیشتر تمرکز کنید. (قانون ۸۰/۲۰)

نکته:
نتایج به‌دست‌آمده، احساس فوق‌العاده‌ تسلط بر کارها را به شما می‌دهد. همچنین با این روش در ادامه روز با تمرکز بیشتری کارهای دیگر را انجام می‌دهید.

منبع: سایت زندگی ناب

برگرفته از کتاب«۵ راز میخکوب کردن موفقیت»

پنج تکنیک باارزش مدیریت زمان

«مدیریت زمان» موضوع بسیار مهمی است. زمان فرای کنترل ماست و ساعت بدون توجه به نحوه زندگی ما به تیک‌تاک خود ادامه می‌دهد. مدیریت اولویت‌هاراه‌حل به حداکثر رساندن زمانی ست که داریم. روزهای ما مانند چمدان‌هایی مشابه و به یک اندازه هستند، اما برخی از افراد می‌توانند بیش از دیگران آن را پر کنند. هیچ‌کس توانایی جادویی ایجاد زمان بیشتر را ندارد، اما اگر زندگی‌هایمان سمت و سویی داشته باشد، می‌توانیم بیشترین استفاده را از دقایق زندگی‌مان داشته باشیم. نظارت بر زمان شاید بزرگ‌ترین مسئولیت یک مدیر باشد. پیتر دراکر دراین‌باره می‌گوید: «هیچ‌چیز دیگری به‌اندازه مدیریت زمان باعث تمایز مدیران کارآمد نیست.»

ما چگونه زمانی را که هرروز در اختیارداریم، به حداکثر می‌رسانیم؟

ویژگی‌های افرادی را که به‌طورهوشمندانه‌ای از زمانشان استفاده می‌کنند، بخوانید و برای کسب آن‌ها تلاش کنید.

 

۱٫آن‌ها هدفمند هستند

ما نمی‌توانیم بدون داشتن یک هدف عالی به یک عملکرد عالی دست پیدا کنیم. هدف به هر کاری که انجام می‌دهیم، جان می‌بخشد. در حقیقت، من معتقدم که دور روز بزرگ در زندگی همه وجود دارد: روزی که متولد می‌شوند و روزی که دلیل به وجود آمدنشان را درک می‌کنند. کشف هدف به شما کمک می‌کند تا علاقه‌تان را بهبود بخشید، با تمرکز بیشتری تلاش کنید و تعهد بیشتری داشته باشید. نتیجه نهایی این است که دستاوردهای بیشتری نصیب شما خواهد شد.

 

۲٫شفاف سازی می‌کنند

زندگی فقط به این دلیل آغاز می‌شود که با تصمیم‌گیری در مورد مهم‌ترین اهدافمان، آن ها را به نتایجی فوق‌العاده تبدیل می‌کنیم. اولین قدم این است که فرد بداند که برای رسیدن به چه چیزی تلاش می کند. بدون داشتن اولویت های شفاف،به ندرت می توان به اهداف رسید.پس ابتدا می بایست از اهداف بلند مدت خود آگاهی پیدا کنید. در ادامه یک برنامه ی رفتاری واقع بینانه برای چشم اندازبلند مدت خود بنویسید. (توضیحات بیشتر در فصل لوحه های طلا)

در حقیقت ابتدایی‌ترین کاری که باید انجام دهید این است که مهم‌ترین اولویت های زندگی‌تان را مشخص کنید. اولویت ها،همان کارهای مهمی اند که برای رسیدن به اهدافتان باید انجام کنیدکه معمولأ به هم وابسته اند.

نکته: اولویت ها،همان کارهای مهمی اند که برای رسیدن به اهدافتان باید انجام کنیدکه معمولأ به هم وابسته اند.

 

۳٫ به ارزش‌ها پای بند هستند

افرادی که از زمان خود به‌درستی استفاده می‌کنند، به ارزش‌هایشان احترام گذاشته‌اند. آن‌ها به شکل هماهنگی با اعتقاداتشان عمل می‌کنند و این‌گونه رضایتمند می‌شوند. عدم موفقیت در شناسایی ارزش‌ها به بی‌هدفی در زندگی افراد و عدم اطمینان نسبت به آنچه عزیز می‌پندارندمی‌شود. شفافیت ارزش‌ها مانند پرتو نوری ست که پیچ‌وخم‌های زندگی را مشخص می‌کند.

 

۴٫ از قانون ۲۰/۸۰ استفاده می‌کنند

ویلفردو پارتو، اقتصاددان ایتالیایی در اواخر قرن ۱۹، اعلام کرد که ۸۰ درصد از زمین‌های انگلستان به ۲۰ درصد جمعیت آن کشور تعلق دارد، او به تحقیقاتش ادامه داد و به این نتیجه رسید که قانون ۸۰-۲۰ در تمام جنبه‌های زندگی حاکم است. وقتی اهدافتان را می‌نویسید باید اولویت‌ها را از میان این موارد انتخاب کنید و بپذیرید که ۲۰ درصد موارد فهرست تعیین‌کننده‌ی ۸۰ درصد ارزش و اهمیت کارهایی است که انجام می‌دهید. 

نکته: به عبارت ساده تربا انجام۲۰درصد از کارهای هستند که۸۰درصد نتایج مهم رابه وجود می آورند.

 

۵٫ توانایی گفتن «نه» رادارند! 

گفتن «نه» به کارهای غیرضروری و کم‌ارزش یکی ازبزرگ‌ترین هدایایی است که به خودتان می‌دهید.معمولا این قبیل کارها توقعات دیگران از شمابرای انجام کاری است. وقتی می‌توانید از زمان بهترین بهره را ببرید که کارهای کم‌ارزش وخارج ازبرنامه را انجام ندهید. آیا می‌دانید چرابعضی مواقع وقت کم می‌آورید؟ پاسخ ساده است، زیرابه طور معمول کارهایتان بیشتر از آن چیزی است که از عهده‌اش برآیید. شاید آن‌قدر مشغله دارید که بعضی مواقع به انجام اولویت های پایین تر نمی‌رسید، چه برسد بخواهید به خواسته های دیگران تن دهید، پس با خودتان کاملاً روراست و قاطع باشید.

برگرفته از کتاب«۵راز میخکوب کردن موفقیت»